Informativa sul trattamento dei dati personali
Data Room Orchestrator · versione 1.0 del 20-11-2026 · ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
1. Chi tratta i dati
La piattaforma Data Room Orchestrator è fornita da Human Technology eXcellence - HTX S.r.l., Via Flavia 23/1, 34148 Trieste (TS), P.IVA 01407090321, PEC htx@pec.it, email ad@ht-x.com (di seguito "HTX").
I ruoli sono due:
(a) Dati degli utenti della piattaforma (account, accessi, conversazioni): HTX è titolare del trattamento per la gestione degli account, la sicurezza e il funzionamento del servizio.
(b) Documenti e informazioni caricati nella data room di un'operazione: titolare è il cliente che ha aperto l'operazione e ne coordina la due diligence. HTX li tratta come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), solo per conto e su istruzione del cliente. Per l'esercizio dei diritti su questi dati occorre rivolgersi al cliente titolare; HTX inoltra senza ritardo le richieste ricevute.
2. Quali dati
| Categoria | Dati |
|---|---|
| Account | nome, cognome, email, ruolo nell'operazione (coordinatore, professionista, società), area di competenza, password conservata solo in forma cifrata (hash) |
| Accessi e sicurezza | cookie tecnico di sessione, data e ora degli accessi, registro delle operazioni svolte (caricamenti, conferme, richieste) |
| Conversazioni | domande poste all'assistente, risposte generate e documenti citati |
| Contenuti della data room | documenti caricati e informazioni estratte; possono contenere dati personali di terzi (per esempio soci, amministratori, dipendenti, controparti contrattuali) |
3. Finalità e basi giuridiche
Gestire l'account e fornire il servizio richiesto: esecuzione del contratto con il cliente e delle misure precontrattuali (art. 6(1)(b) GDPR) e, per gli utenti invitati dal cliente, legittimo interesse di HTX e del cliente a far funzionare la data room (art. 6(1)(f)).
Proteggere la piattaforma, prevenire abusi e ricostruire gli eventi in caso di incidente: legittimo interesse (art. 6(1)(f)).
Adempiere obblighi di legge o richieste delle autorità: art. 6(1)(c).
I dati non sono usati per finalità di marketing, non sono venduti e non sono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
4. Uso dell'intelligenza artificiale
La piattaforma usa modelli di intelligenza artificiale per leggere i documenti caricati (anche tramite riconoscimento ottico del testo), classificarli, proporre la loro collocazione rispetto alla checklist, generare sintesi interne e rispondere alle domande nella chat. Le risposte e le sintesi generate sono contrassegnate come tali e possono contenere errori: vanno verificate sui documenti originali citati.
Ogni collocazione proposta dall'IA viene confermata da una persona. L'IA non prende decisioni che producono effetti giuridici sugli interessati (art. 22 GDPR).
I modelli sono eseguiti nell'Unione Europea tramite il gateway di HTX; i fornitori dei modelli trattano i dati solo per restituire la risposta e non li usano per addestrare i propri modelli.
5. Chi può vedere i dati
All'interno dell'operazione ciascun utente vede solo ciò che il suo ruolo e le sue aree consentono. Le conversazioni con l'assistente sono salvate; le vede l'utente che le ha avviate e, in sola lettura, il coordinatore dell'operazione. L'assistente risponde solo sui documenti che il ruolo, le aree e le società dell'utente consentono di vedere. La società esaminata non vede le valutazioni dei professionisti.
Fuori dall'operazione, i dati sono trattati dal personale autorizzato di HTX e dai seguenti fornitori, nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento:
| Fornitore | Servizio | Luogo |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH (Germania) | server della piattaforma e del gateway dei modelli di IA | Finlandia (UE) |
| Amazon Web Services EMEA SARL (Lussemburgo) | esecuzione dei modelli di IA (Amazon Bedrock) | Unione Europea |
| Sendinblue SAS - Brevo (Francia) | invio delle email di invito e notifica | Unione Europea |
I dati non sono trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo.
6. Per quanto tempo
I dati dell'account e i contenuti dell'operazione sono conservati per la durata dell'operazione e del contratto con il cliente. Al termine, salvo diversa istruzione del cliente e salvi gli obblighi di legge, sono cancellati entro 30 giorni, anche dalle copie di sicurezza nei tempi della loro rotazione. La sessione scade dopo 72 ore.
7. Cookie
La piattaforma usa un solo cookie tecnico di sessione (sid), necessario per mantenere l'accesso e non utilizzabile per profilazione. Non usa cookie di terze parti, strumenti di analisi o caratteri tipografici caricati da servizi esterni. Per i cookie tecnici non è richiesto il consenso.
8. I tuoi diritti
Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (artt. 15-21 GDPR), scrivendo a ad@ht-x.com o a htx@pec.it. Per i contenuti della data room la richiesta va rivolta al cliente titolare (punto 1(b)).
Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
9. Modifiche
Le modifiche a questa informativa sono pubblicate su questa pagina con la nuova data di versione.